Jak poprawnie złożyć sprawozdanie finansowe do KRS – krok po kroku

Sprawozdanie finansowe to kluczowy dokument, który odzwierciedla kondycję finansową przedsiębiorstwa, a jego złożenie do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) jest obowiązkiem wielu podmiotów gospodarczych. Terminowe i poprawne przygotowanie oraz przesłanie sprawozdania finansowego do KRS ma istotne znaczenie, ponieważ jego brak może skutkować dotkliwymi sankcjami. W artykule omówimy, kto jest zobowiązany do sporządzenia tego dokumentu, co powinno się w nim znaleźć, a także jak poprawnie przygotować e-sprawozdanie finansowe i gdzie je złożyć.

Kto musi sporządzać i składać sprawozdania finansowe do KRS

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych dotyczy szerokiej grupy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Do najważniejszych z nich należą firmy zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, na przykład ze względu na wysokość przychodów lub status prawny. Są to m.in. spółki kapitałowe, takie jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne, jak również spółki osobowe, takie jak spółki jawne i komandytowe.

Nie tylko przedsiębiorstwa zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości muszą składać sprawozdania. Obowiązek ten dotyczy także firm, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. Co istotne, forma prowadzenia działalności gospodarczej nie ma znaczenia – obowiązek ten dotyczy również osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Niektóre spółki, takie jak spółki jawne lub partnerskie, mogą być zwolnione z obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego, jeżeli ich przychody są mniejsze niż równowartość 2 mln euro. W takim przypadku muszą one jednak złożyć w KRS oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego, co również jest regulowane odpowiednimi przepisami.

Co zawiera sprawozdanie finansowe i kto odpowiada za jego sporządzenie

Sprawozdanie finansowe to kompleksowy dokument zawierający kluczowe informacje o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Sporządza się je na tzw. dzień bilansowy, który najczęściej przypada na koniec roku obrotowego – zazwyczaj 31 grudnia, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Dokument ten musi być sporządzony w języku polskim i w polskiej walucie.

Na sprawozdanie finansowe składają się trzy główne elementy:

• Bilans – pokazuje stany aktywów i pasywów na koniec bieżącego i poprzedniego roku obrotowego.
• Rachunek zysków i strat – przedstawia przychody, koszty, zyski i straty za bieżący oraz poprzedni rok obrotowy.
• Informacja dodatkowa – zawiera opis polityki rachunkowości, w tym metody wyceny aktywów i pasywów oraz ewentualne zmiany w stosunku do poprzedniego roku.

Do sprawozdania należy dołączyć także dodatkowe dokumenty, takie jak uchwałę zatwierdzającą te dokumenty, sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane), oraz uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. W przypadku, gdy sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, dołącza się również jego opinię lub sprawozdanie z badania.

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialność ponoszą kierownicy jednostki, tacy jak członkowie zarządu spółek kapitałowych, wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółkach osobowych, czy też likwidatorzy w przypadku podmiotów będących w likwidacji. W przypadku jednostek zarządzanych przez organ wieloosobowy, wystarczy, że dokument podpisze co najmniej jeden członek tego organu, po wcześniejszym złożeniu oświadczenia, że dokument spełnia wymogi prawne.

Jak przygotować i podpisać e-sprawozdanie finansowe

Przygotowanie e-sprawozdania finansowego to obowiązek, który wymaga od przedsiębiorców zastosowania się do ściśle określonych wytycznych dotyczących formatu i struktury dokumentu. Od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania muszą być sporządzone w formie elektronicznej zgodnie z formatem XML, który określony jest przez Ministerstwo Finansów.

Przygotowanie e-sprawozdania finansowego odbywa się według kilku podstawowych kroków:

• Wybór odpowiedniego formatu – Sprawozdanie musi być sporządzone w ustrukturyzowanej formie XML, która pozwala na automatyczną weryfikację danych. Odpowiednie struktury i schematy plików XML są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów.
• Wypełnienie sprawozdania – Każdy element sprawozdania, tj. bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa, musi być szczegółowo opisany zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości. Dane muszą być dokładne, rzetelne i zgodne z rzeczywistą sytuacją finansową przedsiębiorstwa.
• Podpisanie dokumentu – Sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez kierownika jednostki oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. głównego księgowego). Dokument można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W przypadku organu wieloosobowego, wystarczy podpis jednej osoby pod warunkiem, że pozostali członkowie organu złożą odpowiednie oświadczenia.

Warto zaznaczyć, że e-sprawozdanie finansowe musi być zgodne z określonymi wymaganiami technicznymi. Dokumenty generowane w innych formatach lub niezgodne ze strukturami mogą zostać odrzucone przez system KRS, co może skutkować koniecznością ponownego ich sporządzenia i opóźnieniem w spełnieniu obowiązku.

Kiedy i gdzie złożyć e-sprawozdanie finansowe oraz jakie są sankcje za niedopełnienie obowiązku

Termin złożenia e-sprawozdania finansowego do KRS jest ściśle określony i jego niedotrzymanie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Sprawozdanie musi zostać złożone w terminie 15 dni od daty jego zatwierdzenia przez właściwe organy firmy, takie jak walne zgromadzenie wspólników czy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej.

Zgłoszenie e-sprawozdania finansowego odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości. Dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, obowiązuje system e-KRS, gdzie należy złożyć dokumenty bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).

W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego w terminie grożą surowe sankcje:

• Grzywna – kierownik jednostki, np. członek zarządu, może zostać ukarany grzywną od 10 do 720 stawek dziennych.
• Kara ograniczenia wolności – w niektórych przypadkach, kara może wynosić od miesiąca do 2 lat.
• Postępowanie przymuszające – sąd może nałożyć dodatkowe zobowiązania na firmę, w tym przymusić do złożenia sprawozdania w wyznaczonym terminie.
• Rozwiązanie spółki – brak złożenia sprawozdania finansowego przez dwa kolejne lata może skutkować rozwiązaniem spółki i wykreśleniem jej z KRS.
• Ustanowienie kuratora – w sytuacjach, gdy spółka uporczywie uchyla się od obowiązku złożenia sprawozdania, sąd może ustanowić kuratora, który będzie reprezentował firmę.

Brak złożenia e-sprawozdania finansowego w terminie może prowadzić do dotkliwych kar oraz negatywnie wpłynąć na reputację przedsiębiorstwa. Dlatego kluczowe jest, aby przedsiębiorcy byli świadomi swoich obowiązków, terminów i odpowiednio przygotowali dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami.

[ Treść sponsorowana ]
Uwaga: Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie zastąpią porady prawnej i finansowej.